Die nachfolgenden Datenschutzhinweise gelten für Sie, wenn Sie Geschäftspartner der Lidl Unternehmensgruppe sind, bzw. deren gesetzliche Vertreter, Mitarbeiter und ggfls. Gesellschafter von Geschäftspartner oder wirtschaftlich Begünstigte. Geschäftspartner sind juristische oder natürlichen Personen, die in Verhandlungen mit Lidl zur Begründung einer Geschäftsbeziehung stehen oder bereits Partei einer entsprechenden Geschäftsbeziehung mit Lidl sind. Ausdrücklich ausgenommen sind Verträge zu Arbeits- oder Ausbildungsverhältnissen.
Zwecke der Datenverarbeitung /Rechtsgrundlage
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO)
Sofern Sie als natürliche Person selbst der Geschäftspartner von Lidl sind ergeben sich die Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten in der Regel aus der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen und aus der Erfüllung der Pflichten aus dem geschlossenen Vertrag.
Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO)
Zudem kann im Einzelfall die Verarbeitung personenbezogener Daten im Geschäftspartner Kontext zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich sein. Die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich dann aus den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören z.B. die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten, z.B. im Rahmen von Vorgaben zur Verhinderung von Geldwäsche, steuerliche Kontroll- und Meldepflichten und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen bzw. bei Complianceprüfungen i.V.m. mit den jeweils relevanten Pflichtgesetzen.
Zur Erfüllung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO)
Sofern Sie Angestellte/r, gesetzlicher Vertreter/in (bspw. Geschäftsführer/in oder Prokurist/in), Gesellschafter/in oder wirtschaftlich Begünstigter eines unserer Geschäftspartner sind, erheben und verarbeiten wir Ihre oben angebenden Daten im Kontext der Geschäftspartner Beziehung zur Erfüllung unserer berechtigten Interessen.
Die berechtigten Interessen sind hierbei insbesondere die Auswahl geeigneter Geschäftspartner, die Durchführung von Sozialaudits zur Überprüfung der Einhaltung von Sozialstandards, die Durchführung von Umfragen zu Bewertungen von Unternehmen, die Verarbeitung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern, die Zuordnung von Arbeitsergebnissen zu einzelnen Geschäftspartnern, Verbuchung von Geschäftsvorfällen, das Verhandeln mit Ansprechpartnern, die nicht unmittelbar Geschäftspartner sind oder werden sowie die Verarbeitung im Rahmen des Digitalisierungsprozesses. Weitere berechtigte Interessen sind die Einladung zu Veranstaltungen, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Vermeidung rechtlicher Nachteile (z.B. bei Insolvenzen), Legitimationsprüfungen (z.B. Geldver- und -entsorger), Abwehr von Gefahren und Haftungsansprüchen und Vermeidung rechtlicher Risiken und wirtschaftlicher Nachteile, Erkennung und Bearbeitung potenziell schadhafter E-Mails, Zutritts- oder Zugriffskontrollen, Aufklärung möglicher Compliance-Verstöße durch interne Compliance-Untersuchungen (z.B. Dokumentation von kartellrechtswidrigem Verhalten), Verhinderung von Straftaten, die Regulierung von Schäden, die aus der Geschäftsbeziehung resultieren, die effiziente und schnelle digitale Abwicklung der Vertragsunterzeichnung, die entsprechende Protokollierung des Unterschriftenverfahrens für Nachweiszwecke sowie die Gültigkeitsprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur und weitere interne Verwaltungszwecke (z.B. Benutzer- und Vertragsverwaltung, Projektsteuerung und -abrechnung, Prozess- und Ablaufoptimierung, Verarbeitungen in Ticketsystemen und IT-Portalen).
Aufgrund einer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO)
Daneben kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer freiwilligen Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO beruhen.
Kategorien von Daten
Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Leistungen und dem Gegenstand unserer Geschäftsbeziehung. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen für Sie relevant sein.
Wir erheben Ihre Daten in der Regel bei Ihnen selbst. Es kann jedoch in bestimmten Konstellationen aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder berechtigter Interessen (bspw. im Rahmen der Geschäftspartner-Compliance Prüfung) auch erforderlich sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten, die wir von anderen Unternehmen, Finanzämter, Behörden, Auskunfteien, Insolvenzregistern, öffentlich zugängliche Quellen (Internetrecherche) oder sonstigen Dritten erhalten. Dazu gehören auch Meldungen über unsere eingerichteten Hinweisgeberkanäle zu möglichen Compliance-Verstößen.
Relevante personenbezogene Daten können sein:
Personalien (z.B. Vor-/Nachname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), Legitimations- und Authentifikationsdaten (z.B. Handelsregisterauszüge, Ausweisdaten, Unterschriftsprobe), Unternehmen, sowie Position, Stellung und Abteilung im Unternehmen, Vorgesetzter, Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. Zahlungsdaten, Daten zu Aufträgen), Daten zu Gesellschaftsstrukturen und Eigentumsverhältnissen, Foto- und Videoaufnahmen (z.B. bei Warenanlieferungen), Protokolldaten, Benutzername und -kennung, User-ID, Compliance relevante Daten (bspw. Angaben zu Referenzen, Angaben über Insolvenzen, negative Berichterstattung, Angaben zu strafrechtlichen Ermittlungen mit Bezug zum Leistungsgegenstand) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
Bei Vertragsschluss erheben wir zur Erfüllung der oben genannten berechtigten Interessen vereinzelt über Auskunfteien Daten über Ihre Bonität. Die Daten der Auskunfteien zur Bonität nutzen wir zur Prüfung der Kreditwürdigkeit. Die Auskunfteien speichern Daten, die sie beispielsweise von Banken oder Unternehmen erhalten. Zu diesen Daten zählen insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Informationen zum Zahlungsverhalten. Informationen zu den von Ihnen gespeicherten Daten erhalten Sie direkt von den Auskunfteien.
Soweit Sie mit uns einen Vertrag mittels digitaler Signatur abschließen, verarbeiten wir Ihre damit im Zusammenhang stehenden Daten (insbesondere E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitpunkte zu denen Sie das jeweilige Vertragsdokument bearbeitet haben). Zudem besteht die Möglichkeit bestimmte Verträge mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen. In diesem Fall verarbeiten wir zusätzlich zu den genannten Daten auch die Zertifikatsdaten Ihrer Signatur. Diese Daten sind für alle an der Vertragsfreigabe und -unterzeichnung beteiligten Personen zugänglich.
Empfänger/Kategorien von Empfängern
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Bereiche Zugriff auf die von Ihnen überlassenen Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung der berechtigten Interessen benötigen, oder von Ihnen in der separaten Einwilligungserklärung genehmigt worden sind.
Dies sind in der Regel die Beschaffungsabteilung, bzw. der Einkauf und die Leistungsempfänger innerhalb der Lidl Landesorganisation, mit welcher der Geschäftspartner die Geschäftsbeziehung eingegangen ist und die Lidl Stiftung & Co. KG zur Unterstützung der Lidl Landesgesellschaften.
Im Rahmen der Vertragsbeziehungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen erhalten auch Auftragsverarbeiter, Behörden oder Dienstleister, Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben wird hierbei vertraglich sichergestellt. Die Daten können zudem zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten an Gesellschaften innerhalb der Schwarz Gruppe übermittelt werden.
Sofern Sie einen Rahmenvertrag mit der ganzen Lidl oder der Schwarz Gruppe als berechtigte Leistungsempfänger abgeschlossen haben, so haben die jeweiligen Beschaffungs- und Einkaufsabteilungen der Lidl oder der Schwarz Gruppe (Schwarz Beschaffung GmbH) Zugriff auf die für die Kontaktaufnahme relevanten Geschäftspartner-Daten und die nationalen Compliance Abteilungen der Schwarz Gesellschaften haben jeweils Zugriff auf die Daten der Geschäftspartner-Complianceprüfung. Grundlage hierfür ist dann jeweils Art. 26 DSGVO im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit. Außerhalb unserer Unternehmensgruppe werden die Daten darüber hinaus nur dann weitergegeben, sofern wir hierzu rechtlich verpflichtet sind (z.B. behördliche Ermittlungen).
Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Relevant sind hierbei insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die eine Aufbewahrung bis zu zwölf Jahren vorsehen. In Einzelfällen können Daten darüber hinaus gespeichert werden (z.B. im Fall von Bauunterlagen).
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder aufgrund berechtigter Interessen berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen.
Datenübermittlung in Drittländer
Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart worden ist (z.B. mittels EU-Standardvertragsklauseln) oder uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt wurde oder wir hierzu aufgrund geltendem Recht gesetzlich verpflichtet sind.
